Ile pracodawca otrzymuje za zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością? Dofinansowanie i ulgi

Ile wynosi wsparcie dla pracodawcy zatrudniającego osobę z niepełnosprawnością?

Poniżej znajdziesz najważniejsze zasady dofinansowania wynagrodzeń z PFRON oraz inne formy pomocy i ulgi. Podane kwoty miesięczne dotyczą pełnego etatu i stawek obowiązujących od lipca 2024 r. Ostateczna wypłata zależy jednak także od kosztów płacy i spełnienia warunków formalnych.

• Najpierw sprawdź, czy możesz ubiegać się o dofinansowanie. Wsparcie przysługuje pracodawcom zatrudniającym mniej niż 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty, a także tym, którzy zatrudniają co najmniej 25 osób i osiągają co najmniej 6-procentowy wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Mogą z niego korzystać również zakłady pracy chronionej. Pracodawca musi mieć dokument potwierdzający niepełnosprawność pracownika, którego należy ująć w ewidencji PFRON. Co do zasady dofinansowanie obejmuje zatrudnienie pracownicze. Zakład pracy chronionej może ubiegać się o nie także w przypadku pracy nakładczej, jeśli spełni określone warunki dotyczące wysokości wynagrodzenia.
• Stawkę ustal według stopnia niepełnosprawności. Maksymalna miesięczna kwota na pracownika zatrudnionego na pełny etat wynosi 2760 zł przy znacznym stopniu, 1550 zł przy umiarkowanym i 575 zł przy lekkim stopniu niepełnosprawności. Jeśli orzeczenie wskazuje jedno ze schorzeń szczególnych — chorobę psychiczną (02-P), niepełnosprawność intelektualną (01-U), całościowe zaburzenia rozwojowe (12-C), epilepsję (06-E) albo niepełnosprawność wzroku (04-O) w stopniu znacznym lub umiarkowanym — kwoty rosną odpowiednio do 4140 zł, 2585 zł i 1265 zł. Schorzenie musi wynikać z orzeczenia.
• Następnie przelicz wsparcie na wymiar etatu i uwzględnij limity kosztów. Przy niepełnym etacie pomniejsz maksymalną kwotę proporcjonalnie. Jeśli pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców, podziel wsparcie stosownie do wymiaru zatrudnienia, tak aby łączna kwota nie przekroczyła stawki za pełny etat. Dofinansowanie może pokryć najwyżej 75% kosztów płacy u pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą albo 90% u pozostałych pracodawców. Koszty płacy obejmują wynagrodzenie brutto oraz obowiązkowe składki finansowane przez pracodawcę, m.in. emerytalne, rentowe i wypadkowe, a także składki na Fundusz Pracy, FGŚP i Fundusz Solidarnościowy.
• Do kosztów wliczaj tylko kwalifikowane składniki wynagrodzenia. Możesz uwzględnić m.in. wynagrodzenie za pracę, urlop i płatną usprawiedliwioną nieobecność, wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę, premie i prowizje przypisane do danego miesiąca oraz dodatki związane z pracą. Wliczaj również ryczałty i ekwiwalenty za pracę zdalną. Nie uwzględniaj natomiast zasiłków, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop ani ekwiwalentów niezwiązanych z pracą zdalną, odpraw, nagród jubileuszowych i zapomóg. Nie obejmuj wsparciem części wynagrodzenia sfinansowanej ze środków publicznych, chyba że przepisy przewidują wyjątek.
• Oblicz kwotę, którą możesz faktycznie otrzymać. Porównaj maksymalną stawkę właściwą dla stopnia niepełnosprawności, poniesione koszty płacy pomniejszone o pomoc z innych źródeł przeznaczoną na te same koszty oraz limit 75% albo 90% kosztów. Przyjmij najniższą z tych wartości. Ponadto pracodawcy prowadzący działalność gospodarczą mogą musieć wykazać efekt zachęty, czyli co do zasady wzrost zatrudnienia. Przepisy pozwalają też w określonych sytuacjach wykazać go metodą jakościową.
• Pilnuj wypłaty wynagrodzenia i terminów. Przed złożeniem wniosku wypłać wynagrodzenie na rachunek pracownika albo za pośrednictwem uprawnionego podmiotu doręczającego pieniądze — nie w gotówce. Terminowo ponieś także koszty płacy, ponieważ opóźnienie przekraczające 14 dni może wykluczyć dofinansowanie. Wsparcie może nie przysługiwać m.in. wtedy, gdy zaległości wobec PFRON przekraczają łącznie 100 zł. Ograniczenia obejmują również niektórych pracowników z umiarkowanym lub lekkim stopniem niepełnosprawności, którzy mają ustalone prawo do emerytury, oraz wynagrodzenia wypłacone po złożeniu wniosku.
• Dokumenty składaj co miesiąc. Przekaż do PFRON wniosek Wn-D i informację INF-D-P, a w wymaganych przypadkach także formularz INF-O-PP albo INF-O-PR. Zrób to do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą dokumenty. Możesz skorzystać z systemu SODiR, a jeśli ubiegasz się o wsparcie po raz pierwszy, zarejestruj się w PFRON. Fundusz może sprawdzić dokumenty i koszty, a w razie nieprawidłowości wstrzymać wypłatę lub zażądać zwrotu środków.
• Sprawdź też dodatkowe refundacje i ulgi. Po zawarciu umowy ze starostą możesz ubiegać się m.in. o zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy — do 15-krotności przeciętnego wynagrodzenia — lub jego przystosowania. Możesz również otrzymać refundację części kosztów szkoleń i zatrudnienia pracownika pomagającego. Wsparcie na wyposażenie zwykle wiąże się z obowiązkiem zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością przez co najmniej 36 miesięcy; wydatków poniesionych przed podpisaniem umowy co do zasady się nie refunduje. Ponadto możesz obniżyć wpłaty na PFRON, jeśli spełniasz warunki dotyczące zakupów produktów lub usług od uprawnionego sprzedawcy. Przed poniesieniem kosztów sprawdź zasady wybranej formy pomocy, ponieważ każda z nich może mieć odrębną umowę i limity.

O miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia z PFRON mogą ubiegać się pracodawcy, którzy spełniają określone warunki. Zależą one m.in. od liczby pracowników, statusu zakładu oraz sytuacji zatrudnionej osoby.

• Pracodawca zatrudniający mniej niż 25 pracowników — liczbę pracowników ustala się w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Taki pracodawca może ubiegać się o dofinansowanie bez osiągania 6-procentowego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.
• Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników — otrzyma wsparcie, jeśli osoby z niepełnosprawnościami stanowią co najmniej 6% załogi. Przy obliczaniu zatrudnienia pomija się niektóre grupy wskazane w przepisach, m.in. osoby na urlopach rodzicielskich, wychowawczych i bezpłatnych oraz odbywające służbę wojskową.
• Pracodawca prowadzący zakład pracy chronionej — może ubiegać się o dofinansowanie wynagrodzeń zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami. W określonych przypadkach wsparcie obejmuje także pracę nakładczą, jeśli wynagrodzenie osiąga wymagane minimum.
• Pracodawca zatrudniający uprawnionego pracownika — może otrzymać dofinansowanie na osobę ujętą w ewidencji PFRON i posiadającą aktualne orzeczenie o niepełnosprawności. Co do zasady pracownik musi mieć umowę o pracę; wsparcie nie przysługuje przy umowie zlecenia ani o dzieło. Wyjątek dotyczący pracy nakładczej obejmuje zakłady pracy chronionej.
• Pracodawca spełniający warunki finansowe i formalne — nie może mieć zaległości wobec PFRON przekraczających łącznie 100 zł. Ponadto pracodawca prowadzący działalność gospodarczą musi spełniać warunki udzielania pomocy publicznej, m.in. nie znajdować się w trudnej sytuacji ekonomicznej ani nie przekraczać dopuszczalnych limitów pomocy.

Lista opisuje warunki uzyskania miesięcznego dofinansowania PFRON do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością, a także kolejne etapy składania i rozliczania wniosku.

1. Sprawdź, czy pracodawca i pracownik spełniają warunki. O wsparcie mogą ubiegać się pracodawcy zatrudniający mniej niż 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty, pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 osób i osiągający przynajmniej 6-procentowy wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami oraz zakłady pracy chronionej. Pracownik musi figurować w ewidencji PFRON i mieć aktualne orzeczenie obejmujące okres, którego dotyczy wniosek. Dofinansowanie przysługuje przede wszystkim do wynagrodzenia osoby zatrudnionej na umowę o pracę. Zakład pracy chronionej może ubiegać się o nie także w przypadku pracy nakładczej, jeśli spełnia ustawowe progi wynagrodzenia.
2. Zweryfikuj ograniczenia dotyczące pomocy i efekt zachęty. Łączne zaległości wobec PFRON nie mogą przekraczać 100 zł. Pracodawca prowadzący działalność gospodarczą musi spełniać warunki pomocy publicznej: nie może znajdować się w trudnej sytuacji ekonomicznej, mieć obowiązku zwrotu niedozwolonej pomocy ani przekroczyć dopuszczalnego limitu wsparcia. Co do zasady pracodawca musi też wykazać efekt zachęty, czyli wzrost ogólnego zatrudnienia w miesiącu rozpoczęcia pracy w porównaniu ze średnią z poprzednich 12 miesięcy. Może wykazać go również metodą jakościową, gdy pracownik z niepełnosprawnością obejmuje wakat zwolniony z określonych przyczyn, np. po wygaśnięciu umowy, jej wypowiedzeniu przez pracownika lub przejściu poprzedniego pracownika na rentę. Wyjątki mogą dotyczyć m.in. niepełnosprawności powstałej w trakcie zatrudnienia.
3. Ustal kwotę możliwego dofinansowania. Od okresu sprawozdawczego lipiec 2024 r. maksymalna miesięczna kwota na pełny etat wynosi 2760 zł przy znacznym, 1550 zł przy umiarkowanym i 575 zł przy lekkim stopniu niepełnosprawności. W przypadku wskazanych w orzeczeniu schorzeń szczególnych — m.in. choroby psychicznej (02-P), niepełnosprawności intelektualnej (01-U), całościowych zaburzeń rozwojowych (12-C), epilepsji (06-E) oraz niewidomości w stopniu znacznym lub umiarkowanym (04-O) — kwoty rosną odpowiednio o 1380 zł, 1035 zł i 690 zł. Maksymalne wsparcie wynosi wtedy 4140 zł, 2585 zł i 1265 zł. Orzeczenie musi zawierać informację o schorzeniu. Kwoty zmniejszają się proporcjonalnie do wymiaru etatu, a przy zatrudnieniu u kilku pracodawców łączna pomoc nie może przekroczyć limitu dla pełnego etatu.
4. Oblicz kwotę do wypłaty i sprawdź koszty płacy. Dofinansowanie nie może przekroczyć 75% poniesionych kosztów płacy u pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą ani 90% u pozostałych pracodawców. Do kosztów wlicz wynagrodzenie brutto oraz obowiązkowe składki pracodawcy na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, Fundusz Pracy, FGŚP i Fundusz Solidarnościowy. Wynagrodzenie może obejmować m.in. premie przypisane do danego miesiąca, dodatki związane z pracą oraz ekwiwalenty i ryczałty za pracę zdalną. Nie uwzględniaj m.in. zasiłków, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, odpraw, nagród jubileuszowych ani zapomóg. Pomoc nie obejmuje części kosztów sfinansowanej ze środków publicznych, z wyjątkiem sytuacji wskazanych w ustawie. Ostateczną kwotę wyznacza najniższa z trzech wartości: limit właściwy dla stopnia i schorzenia, koszty płacy pomniejszone o pomoc z innych źródeł oraz limit 75% albo 90% kosztów.
5. Przed złożeniem wniosku wypłać wynagrodzenie i terminowo ureguluj koszty. Wypłać wynagrodzenie przed złożeniem wniosku — na rachunek pracownika albo za pośrednictwem podmiotu, który dostarczy pieniądze pod jego adres zamieszkania. Nie wypłacaj go w gotówce. Poniesione koszty płacy muszą być uregulowane w terminie; opóźnienie przekraczające 14 dni może wykluczyć dofinansowanie. W przypadku składek ZUS może obowiązywać wyjątek, jeśli opóźnienie nie przekracza 2% należnych składek za dany okres. Dofinansowanie nie przysługuje również m.in. na pracownika z umiarkowanym lub lekkim stopniem niepełnosprawności, który ma ustalone prawo do emerytury.
6. Zarejestruj pracodawcę w PFRON i przygotuj formularze. Jeśli składasz wniosek po raz pierwszy, najpierw zarejestruj się w Funduszu. Za każdy miesiąc przygotuj wniosek Wn-D oraz informację INF-D-P dla każdego pracownika, na którego ubiegasz się o wsparcie. Jeśli wymaga tego sytuacja związana z pomocą publiczną, dołącz formularz INF-O-PP albo INF-O-PR. Zależnie od statusu pracodawcy potrzebne mogą być także dokumenty rejestracyjne, oświadczenia, sprawozdania finansowe lub pełnomocnictwo.
7. Złóż dokumenty w terminie i we właściwej formie. Wniosek za dany miesiąc złóż do 25. dnia następnego miesiąca. Jeśli termin przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, upływa w najbliższy dzień roboczy. Dokumenty przekaż elektronicznie przez system SODiR, a w formie papierowej — tylko jeśli złożenie ich elektronicznie nie jest możliwe. PFRON sprawdzi wniosek pod względem formalnym i rachunkowym, a w razie braków wezwie do ich usunięcia. Po pozytywnym rozpatrzeniu przekaże środki na rachunek pracodawcy.
8. Przechowuj dokumentację i reaguj na kontrolę. PFRON może skontrolować prawidłowość danych i orzeczeń, zatrudnienie, wysokość oraz termin poniesienia kosztów, a także sposób wyliczenia pomocy. Błędy lub niespełnienie warunków mogą skutkować wstrzymaniem wypłat albo obowiązkiem zwrotu całości lub części dofinansowania. Zaległości wobec Funduszu również wstrzymują wypłatę do czasu ich uregulowania.