Najpierw ustalam, czy dana umowa daje status osoby zatrudnionej w rozumieniu ustawy o PPK. Znaczenie ma m.in. umowa o pracę, umowa agencyjna, zlecenie lub umowa o świadczenie usług. Przy umowach cywilnoprawnych osoba musi jednak podlegać w Polsce obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Dlatego studentka przed 26. urodzinami, która pracuje wyłącznie na zleceniu, co do zasady nie należy do tej kategorii. Do PPK mogą kwalifikować się także osoby wykonujące pracę nakładczą, wynagradzani członkowie rad nadzorczych oraz członkinie spółdzielni produkcyjnych.
Następnie sprawdzam, jak długo dana osoba pracowała u tego samego pracodawcy. Sumuję kolejne umowy zawarte z jednym podmiotem, jeśli przerwa między nimi nie przekroczyła 12 miesięcy. Uwzględniam również wcześniejsze zatrudnienie w tym okresie, a w określonych przypadkach — pracę u poprzednika prawnego. Do stażu wymaganego do zawarcia umowy o prowadzenie PPK wliczam okresy zatrudnienia z 10 lat poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia. Umowę można zawrzeć po 14 dniach pracy, a ostateczny termin przypada najpóźniej 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia.
Krótkie przerwy mogą uratować ciągłość stażu
Przerwa w pracy nie zawsze zeruje staż. Porównuję więc daty umów, sprawdzam, czy przerwa nie trwała dłużej niż 12 miesięcy, a następnie weryfikuję, czy wcześniejsze zatrudnienie mieści się w wymaganym 10-letnim przedziale. Przykładowo, jeśli ktoś przepracował 30 dni w firmie, wrócił do niej w ciągu 12 miesięcy i kontynuował pracę, można doliczyć te 30 dni. Tak było w przypadku Kacpra: pracował 30 dni w 2022 roku, a 9 stycznia 2026 roku podpisał kolejną umowę z firmą A. Wcześniejszy okres uwzględniono więc przy ustalaniu terminu przystąpienia do PPK. Aby uniknąć pomyłki, zapisuję daty rozpoczęcia i zakończenia każdej umowy oraz długość przerw.
Sam staż nie przesądza jednak o automatycznym uczestnictwie — liczą się również wiek i ewentualna deklaracja rezygnacji. Osoby od 18. do 55. roku życia pracodawca zapisuje automatycznie, chyba że złożą rezygnację. Z kolei osoby po ukończeniu 55 lat, ale przed 70. urodzinami, przystępują na własny wniosek, a po 70. roku życia nie mogą już dołączyć do PPK. Dlatego przy ustalaniu terminu sprawdzam rodzaj umowy, ubezpieczenia, historię zatrudnienia z ostatnich 10 lat, przerwy nieprzekraczające 12 miesięcy oraz wiek pracownicy. Dzięki temu ustalam, które okresy doliczyć i kiedy pracodawca powinien zawrzeć umowę.
Jak ustalić 3-miesięczny staż i termin zapisu do PPK
Poniższa lista wyjaśnia, jak obliczyć okres zatrudnienia wymagany do zawarcia umowy o prowadzenie PPK, uwzględnić wcześniejsze zatrudnienie i ustalić ostateczny termin zapisu. Pokazuje również, jak na te zasady wpływają wiek pracownika i autozapis.
- Sprawdź, czy dana osoba może uczestniczyć w PPK. Staż oblicz dla osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK, które podlegają w Polsce obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Do tej grupy należą m.in. pracownicy oraz zleceniobiorcy objęci tymi ubezpieczeniami. Zasadniczo warunku nie spełnia student przed ukończeniem 26 lat, który pracuje na umowie zlecenia.
- Zsumuj kwalifikujące się okresy zatrudnienia. Uwzględnij wcześniejsze zatrudnienie u tego samego pracodawcy z ostatnich 12 miesięcy. Okresy mogą przypadać na różne umowy i rozdzielać je mogą przerwy, dlatego nie licz wyłącznie czasu od podpisania aktualnej umowy. Wlicz także zatrudnienie u poprzedniego podmiotu, jeśli obecny pracodawca jest jego następcą prawnym. Pomijaj natomiast okresy, które nie spełniają ustawowej definicji zatrudnienia uprawniającego do PPK.
- Ustal dzień, w którym mija 90 dni zatrudnienia. Ten dzień wyznacza moment, od którego pracodawca może zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Nie może jednak dowolnie opóźniać zapisu: musi zawrzeć umowę najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął wymagany okres.
- Przelicz termin na konkretnym przykładzie. Kacper przepracował 30 dni u pracodawcy A we wrześniu 2022 r., a 9 stycznia 2023 r. ponownie podjął tam pracę. Pracodawca doliczył wcześniejszy okres, więc 90. dzień zatrudnienia przypadł 8 kwietnia 2023 r. Umowę o prowadzenie PPK należało zawrzeć najpóźniej 10 maja 2023 r. Zatrudnienie Kacpra w firmie B nie wliczało się do stażu w firmie A.
- Przed skorzystaniem z maksymalnego terminu sprawdź wiek pracownika i zasady autozapisu. Osoby w wieku od 18 do 55 lat obejmuje się PPK co do zasady automatycznie, chyba że złożą deklarację rezygnacji. Pracownicy, którzy ukończyli 55 lat, ale nie ukończyli 70 lat, przystępują do programu na własny wniosek. Po ukończeniu 70 lat nie mogą do niego dołączyć. Autozapis może zatem wymagać wcześniejszego działania niż termin wynikający z 90-dniowego stażu. Tak było w przypadku 33-letniego Kacpra.
- Uwzględnij zmianę statusu pracodawcy lub wniosek pracownika. Mikroprzedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z obowiązku tworzenia PPK, jeśli spełnia warunki ustawowe. Należą do nich m.in. otrzymanie wymaganych deklaracji rezygnacji oraz brak wniosków o przystąpienie od osób w wieku 55–69 lat. Utratę statusu mikroprzedsiębiorcy lub otrzymanie wniosku o dokonywanie wpłat może spowodować powstanie obowiązku wdrożenia programu. Gdy obowiązek już powstanie, zwolnienie nie pozwala pominąć terminów PPK.
| Przypadek | Jak liczyć okres zatrudnienia | Przykład i obliczenie | Termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK | Ważne zastrzeżenia |
|---|---|---|---|---|
| Podstawowy termin dla nowej osoby zatrudnionej | Uwzględnij 3 miesiące zatrudnienia, czyli 90 dni. To okres kalendarzowy, a nie 90 dni roboczych. | Jeśli zatrudnienie rozpoczyna się 1 stycznia, 90. dzień przypada 31 marca. | Najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął okres zatrudnienia: w przykładzie do 10 kwietnia. | Umowę można zawrzeć wcześniej, ale nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia. Termin 10. dnia miesiąca jest terminem granicznym. |
| Termin przypada w trakcie miesiąca | Ustal datę upływu 3 miesięcy zatrudnienia, a następnie przejdź do 10. dnia kolejnego miesiąca. | Zatrudnienie od 15 stycznia: 3 miesiące upływają 14 kwietnia; termin graniczny przypada 10 maja. | Do 10 maja. | Nie należy utożsamiać 3 miesięcy z 90 dniami roboczymi ani przesuwać terminu na 10. dzień tego samego miesiąca. |
| Okres zatrudnienia krótszy niż 14 dni | Nie zawieraj umowy o prowadzenie PPK przed upływem 14 dni zatrudnienia. | Osoba zatrudniona 1 czerwca może zostać objęta umową najwcześniej po upływie 14 dni zatrudnienia. | Umowa może zostać zawarta po 14 dniach, z zachowaniem ostatecznego terminu wynikającego z 3-miesięcznego okresu. | Wcześniejsza możliwość zawarcia umowy nie oznacza obowiązku czekania pełnych 3 miesięcy. |
| Ponowne zatrudnienie u tego samego pracodawcy | Do okresu zatrudnienia dolicz wcześniejsze okresy zatrudnienia u tego samego podmiotu przypadające w ciągu 12 miesięcy przed ponownym zatrudnieniem. | Przykład: 30 dni zatrudnienia w poprzednim okresie oraz 60 dni po ponownym zatrudnieniu dają łącznie 90 dni. | Termin ustala się na podstawie łącznego okresu; umowę zawiera się najpóźniej do 10. dnia miesiąca po miesiącu upływu wymaganego okresu. | Przerwa między umowami nie musi zerować naliczonego okresu, jeśli wcześniejsze zatrudnienie przypadało w ostatnich 12 miesiącach. |
| Przejście zakładu pracy lub następstwo prawne | Uwzględnij zatrudnienie u poprzedniego podmiotu, jeżeli nowy pracodawca jest jego następcą prawnym w stosunkach pracy. | Jeśli przed przejściem pracownik przepracował 45 dni, a po przejściu kolejne 45 dni, łączny okres wynosi 90 dni. | Termin liczy się z uwzględnieniem okresu u poprzedniego pracodawcy. | Nie jest to zwykła zmiana pracy między niezależnymi pracodawcami; znaczenie ma następstwo prawne. |
| Zmiana pracodawcy bez następstwa prawnego | Nie przenoś automatycznie okresu zatrudnienia z poprzedniej firmy do nowej. Okres u nowego pracodawcy licz odrębnie. | 30 dni pracy w firmie A i późniejsze 60 dni w niezależnej firmie B nie muszą dawać 90 dni w firmie B. | U nowego pracodawcy termin ustala się według okresu zatrudnienia u niego, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych przepisami. | Rozstrzygające jest, czy chodzi o tego samego pracodawcę albo następcę prawnego, a nie samo podobieństwo stanowiska lub branży. |
| Przerwy i okresy niewliczane | Nie wliczaj okresów, które zgodnie z przepisami nie stanowią okresu zatrudnienia do celów PPK; przy ustalaniu konkretnego przypadku zweryfikuj rodzaj nieobecności i podstawę zatrudnienia. | Jeżeli do wymaganych 90 dni brakuje 10 dni, okres niewliczany może przesunąć datę osiągnięcia progu o odpowiedni czas. | Wyznacz termin dopiero po ustaleniu prawidłowego okresu zatrudnienia. | Nie każda przerwa w świadczeniu pracy automatycznie przerywa zatrudnienie; liczy się kwalifikacja danego okresu według ustawy o PPK. |
| Aut zapis przed upływem 3 miesięcy — osoba w wieku od 18 do 54 lat | Termin autozapisu może wymagać wcześniejszego zawarcia umowy o prowadzenie PPK niż termin wynikający z 3 miesięcy zatrudnienia. | Jeśli ustawowy termin przypada za 2 miesiące, ale pracownika obejmuje autozapis wcześniej, nie należy czekać na upływ pełnych 90 dni. | Umowę należy zawrzeć odpowiednio wcześniej, z zachowaniem zasad dotyczących minimalnego okresu zatrudnienia przed zawarciem umowy. | Aut zapis dotyczy osób, które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 55 lat, o ile nie złożyły deklaracji rezygnacji. |
| Aut zapis a deklaracja rezygnacji | Sprawdź, czy pracownik złożył skuteczną deklarację rezygnacji przed naliczeniem i pobraniem wpłat. | Brak deklaracji oznacza objęcie autozapisem osoby spełniającej kryterium wieku; deklaracja wstrzymuje dokonywanie wpłat. | Jeżeli pracownik nie rezygnuje, pracodawca powinien zawrzeć umowę i rozpocząć obsługę wpłat zgodnie z terminami PPK. | Aut zapis nie zmienia samego sposobu obliczania 3-miesięcznego okresu, ale może przyspieszyć praktyczny termin zawarcia umowy. |
| Osoba, która ukończyła 55 lat, ale nie ukończyła 70 lat | Okres zatrudnienia ustala się według tych samych zasad, lecz zapis do PPK następuje na wniosek osoby zatrudnionej. | Pracownik w wieku 56 lat może przystąpić po złożeniu wniosku; sam autozapis go nie obejmuje. | Po otrzymaniu wniosku pracodawca zawiera umowę w terminie właściwym dla tej osoby i podmiotu zatrudniającego. | Osoba, która ukończyła 70 lat, nie może przystąpić do PPK. |
| Aut zapis cykliczny | Przy każdym autozapisie sprawdź wiek pracownika, aktualność deklaracji rezygnacji i status umowy o prowadzenie PPK. | Aut zapis jest ponawiany co 4 lata; deklaracje rezygnacji przestają obowiązywać w roku ponownego autozapisu. | Jeśli pracownik nie złoży ponownej rezygnacji, pracodawca powinien wznowić naliczanie wpłat i zapewnić wymagane umowy. | Osoby, które ukończyły 55 lat przed 1 kwietnia roku autozapisu, nie są nim objęte, ale mogą złożyć wniosek o przystąpienie. |
| Kontrola terminu przez pracodawcę | Zapisz: datę rozpoczęcia zatrudnienia, wcześniejsze okresy z ostatnich 12 miesięcy, okresy niewliczane, datę upływu 3 miesięcy i termin 10. dnia kolejnego miesiąca. | Przykładowy harmonogram: dzień 1 — rozpoczęcie pracy; dzień 14 — najwcześniejsza możliwość zawarcia umowy; dzień 90 — upływ okresu; do 10. dnia kolejnego miesiąca — termin graniczny. | Umowę o prowadzenie PPK zawiera się w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej. | Terminu nie należy odkładać do ostatniego dnia, zwłaszcza gdy wcześniej występuje autozapis lub inne zdarzenie wymagające wcześniejszego działania. |
Kiedy najpóźniej zawrzeć umowę o prowadzenie PPK?
Za najważniejszy uznałabym termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK: pracodawca musi podpisać ją najpóźniej do 10. Jak już o tym mowa to sprawdź, jak liczyć staż pracy do wypowiedzenia umowy. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dana osoba przepracowała 90 dni. Nie trzeba jednak czekać do ostatniej chwili — umowę można zawrzeć wcześniej, ale dopiero po upływie 14 dni zatrudnienia. Przy obliczaniu 90 dni uwzględnia się także wcześniejsze zatrudnienie u tego samego pracodawcy, jeśli przypadało w ciągu ostatnich 12 miesięcy.
Warto przy tym rozróżnić dwie umowy. Umowa o prowadzenie PPK dotyczy konkretnej osoby i zapisuje ją do programu. Wcześniej pracodawca zawiera z instytucją finansową umowę o zarządzanie PPK — musi to zrobić najpóźniej 10 dni roboczych przed terminem zawarcia umowy o prowadzenie. Zasady obejmują osoby zatrudnione, które podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Automatyczny zapis dotyczy osób, które ukończyły 18 lat, ale nie ukończyły 55 lat. Starsze osoby mogą przystąpić na własny wniosek, natomiast po ukończeniu 70 lat nie można już dołączyć do programu.
Spóźnienie z formalnościami może kosztować nawet milion złotych
Jeśli pracownik złoży wniosek o przystąpienie do PPK albo pracodawca utraci prawo do zwolnienia z prowadzenia programu, termin zaczyna biec od dnia tego zdarzenia. Przy ustalaniu stażu uwzględnia się wcześniejsze okresy pracy u tego samego pracodawcy, a także przejęcie zatrudnionych przez następcę prawnego. Mikroprzedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia, jeśli spełnia ustawowe warunki, a osoby zatrudnione złożyły wymagane deklaracje rezygnacji. Zwolnienie przestaje obowiązywać między innymi wtedy, gdy ktoś złoży wniosek o udział w PPK.
Nie odkładałabym formalności na ostatni dzień: za brak umowy pracodawcy grozi grzywna, a za niedopełnienie innych obowiązków związanych z PPK kara od 1 000 zł do 1 000 000 zł. Trzeba też pamiętać o autozapisie, który powtarza się co 4 lata i może wymagać zawarcia umowy wcześniej, niż wynikałoby to z indywidualnego stażu pracownika. Dlatego warto sprawdzić datę zatrudnienia, wcześniejsze okresy pracy oraz ewentualny wniosek pracownika, a następnie wyznaczyć konkretny termin. A jak już tu jesteś, sprawdź, jakie dofinansowania i ulgi przysługują pracodawcy.
Wskazówka: termin licz od dnia, w którym pracownik uzbiera łącznie 90 dni zatrudnienia — nie musi to być 90 dni kalendarzowych u jednego pracodawcy, bo można doliczyć wcześniejsze okresy pracy u tego samego pracodawcy z ostatnich 12 miesięcy.
Jak zmiana pracodawcy wpływa na 3-miesięczny okres zatrudnienia?
Gdy zmieniłam pracodawcę, szybko przekonałam się, że 3-miesięczny okres zatrudnienia wymagany do PPK nie zawsze liczy się od początku. Uwzględnia się bowiem zatrudnienie u tego samego pracodawcy w ciągu poprzednich 12 miesięcy, dlatego wcześniejsza umowa może przybliżyć moment zawarcia umowy o prowadzenie PPK. Skoro już tu wpadłeś to sprawdź praktyczne sposoby dostosowania stanowiska pracy. Zmiana firmy rozpoczyna jednak nowy okres: dni przepracowane u poprzedniego, niezależnego pracodawcy nie wliczają się do stażu u kolejnego.
Znaczenie ma również podstawa zatrudnienia oraz to, czy podlegałam obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu w Polsce. Do stażu mogą wliczyć się kolejne umowy z tym samym pracodawcą, a także zatrudnienie po przejęciu firmy w ramach następstwa prawnego. Natomiast umowy zawarte z różnymi firmami nie łączą się automatycznie, nawet jeśli dzieli je krótka przerwa. Gdy upłynie wymagany okres, pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym minął ten okres.
Zmiana pracy może przerwać drogę do PPK
Jeśli przez 30 dni pracowałam w firmie A, a następnie przez 90 dni w firmie B, okresy te co do zasady nie sumują się na potrzeby PPK. Inaczej może być, gdy wrócę do firmy A przed upływem 12 miesięcy albo gdy nowy pracodawca jest następcą prawnym poprzedniego. Dlatego przy zmianie pracy sprawdzam dokładne daty umów i przerwy, a także ustalam, czy doszło do przejęcia zakładu lub następstwa prawnego.
Sam upływ wymaganego okresu nie oznacza, że każda osoba zostanie uczestniczką PPK. Osoby w wieku od 18 do 55 lat pracodawca co do zasady zapisuje automatycznie, chyba że złożą pisemną deklarację rezygnacji. Po ukończeniu 55 lat trzeba złożyć wniosek, natomiast po ukończeniu 70 lat nie można już przystąpić do programu. Pracodawca musi pilnować stażu, terminów, wieku i oświadczeń pracownicy — zarówno gdy dopiero zaczynam pracę, jak i wtedy, gdy wracam do firmy po przerwie.
Co zmienia autozapis przed upływem terminu przystąpienia do PPK?
Autozapis może nastąpić, zanim upłynie termin, w którym pracownik mógłby przystąpić do PPK po osiągnięciu wymaganego okresu zatrudnienia. Poniżej przedstawiamy najważniejsze skutki takiej sytuacji.
- Autozapis może wyprzedzić standardowy termin przystąpienia. Pracodawca nie zawsze może czekać do końca trzymiesięcznego okresu zatrudnienia, ponieważ musi uwzględnić wcześniejszy termin autozapisu. Przykładowo pracownik wraca do poprzedniego pracodawcy, a ten zalicza mu wcześniejszy okres zatrudnienia. Mimo to autozapis może nastąpić przed ostateczną datą zawarcia umowy o prowadzenie PPK.
- Autozapis obejmuje osoby w wieku od 18 do 55 lat. Pracownik zostaje zapisany automatycznie, jeśli wcześniej nie złożył deklaracji rezygnacji z wpłat. Udział w PPK jest jednak dobrowolny, dlatego może z niego zrezygnować, składając pracodawcy pisemną deklarację.
- Pracodawca nalicza wpłaty, jeśli pracownik nie złożył ważnej rezygnacji. Podstawowa wpłata pracownika wynosi 2% wynagrodzenia, a pracodawcy — 1,5%. Ponadto obie strony mogą finansować wpłaty dodatkowe, a państwo zapewnia wpłatę powitalną i dopłaty roczne.
- Rezygnacja obowiązuje przez określony czas. Deklaracja wygasa przy kolejnym autozapisie, który odbywa się co cztery lata. Jeśli pracownik nadal nie chce oszczędzać w PPK, musi złożyć ją ponownie. Pracodawca powinien wcześniej poinformować pracowników o zbliżającym się wygaśnięciu deklaracji.
- Osoby po 55. roku życia podlegają innym zasadom. Pracownik, który ukończył 55 lat, ale nie ukończył 70 lat, nie przystępuje do PPK automatycznie, lecz może złożyć wniosek. Osoby, które ukończyły 70 lat, nie mogą dołączyć do programu.
- Niewypełnienie obowiązków grozi pracodawcy karą. Pracodawca odpowiada między innymi za zawarcie umów oraz naliczanie i terminowe przekazywanie wpłat. Za naruszenia grożą grzywny, a nakłanianie pracownika do rezygnacji z PPK również stanowi czyn karalny.
Źródła:
- https://www.sdworx.pl/pl-pl/blog/place-benefity/nowy-pracownik-ppk
- https://aidergroup.pl/blog/mikroprzedsiebiorca-a-ppk-sprawdz-czy-powstal-obowiazek-podpisania-umowy-ppk
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Jakie okresy uwzględnia się przy obliczaniu 3-miesięcznego stażu do PPK?Liczą się kwalifikujące się okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, przypadające w ciągu 12 miesięcy przed ponownym zatrudnieniem. Można też uwzględnić zatrudnienie u poprzedniego podmiotu, jeśli obecny pracodawca jest jego następcą prawnym. Okresów pracy u niezależnych pracodawców co do zasady się nie sumuje.
Czy 3 miesiące zatrudnienia oznaczają 90 dni roboczych?Nie. To okres kalendarzowy, a nie 90 dni roboczych. Ustal datę upływu wymaganego okresu zatrudnienia, uwzględniając wcześniejsze kwalifikujące się okresy pracy.
Do kiedy pracodawca musi zawrzeć umowę o prowadzenie PPK?Najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął wymagany okres zatrudnienia. Umowę można zawrzeć wcześniej, ale nie przed upływem 14 dni zatrudnienia.
Jak zmiana pracodawcy wpływa na naliczanie stażu do PPK?Okres zatrudnienia u poprzedniego, niezależnego pracodawcy nie przechodzi automatycznie do nowej firmy, więc staż u nowego pracodawcy liczy się odrębnie. Wyjątkiem może być następstwo prawne. Przy powrocie do tego samego pracodawcy wcześniejsze zatrudnienie z ostatnich 12 miesięcy może zostać doliczone.
Czy autozapis zmienia termin przystąpienia do PPK?Może wymagać wcześniejszego działania niż termin wynikający z 3-miesięcznego stażu. Autozapis obejmuje co do zasady osoby od 18. do 55. roku życia, które nie złożyły deklaracji rezygnacji. Osoby po ukończeniu 55 lat, ale przed 70. urodzinami, przystępują na wniosek, a po ukończeniu 70 lat nie mogą dołączyć do PPK.
